A. Definisi Paperless Administration Administrasi berasal dari bahasa Latin : Ad = intensif, dan ministrare = melayani, membantu, memenuhi. Pengertian Administrasi dalam bahasa Indonesia ada 2 (dua) :
- Administrasi berasal dari bahasa Belanda : “Administratie” yang merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit, yaitu sebagai kegiatan tata usaha kantor (catat-mencatat, mengetik, menggandakan, dan sebagainya). Kegiatan ini dalam bahasa Inggris disebut : Clerical works (FX.Soedjadi, 1989).
- Administrasi dalam arti luas, berasal dari bahasa Inggris “Administration” , yaitu proses kerjasama antara dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan (S.P. Siagian, 1973) Aministrasi Paperless adalah proses kerjasama dengan mencapai tujuan tertentu dengan tanpa menggunakan kertas.
Paperless adalah kebijakan pengurangan kertas dalam kegiatan administrasi.
Paperless merupakan efisiensi dalam penggunaan kertas terutama dalam hal urusan administrasi dan surat menyurat seperti pengiriman surat dapat digantikan dengan electronic mail (email), lebih murah, cepat, efektif dan tersedia 24 jam. Dengan adanya efisiensi ini pelayanan kepada masyarakat akan lebih cepat dan terpadu (integrated).
Sumber:
http://wardjono.blog.com/2008/12/30/paperless-administration/
http://nofixs.blog.com/2008/12/24/paperless-administration/
B. Mengapa Paperless Administration diperlukan?Budaya paperless (tidak menggunakan kertas) masih sangat tidak diakomodasi dalam berbagai aktivitas administrasi publik pemerintahan maupun di dunia pendidikan. Sangat begitu banyak lembar-lembar kertas yang dipergunakan dalam sebuah urusan administrasi maupun hal lain. Wajar saja bila kemudian terlalu banyak pepohonan yang ditebangi untuk kebutuhan menyediakan kertas.
Dengan konsep paperless office, pekerjaan-pekerjaan administrasi ditangai secara lebih praktis. Beberapa keunggulan yang dapat diketengahkan adalah surat yang diperlukan bisa didapat detik itu juga, tidak gampang hilang, bisa dikirim ke alamat dan tujuan berbeda sekaligus, biaya pengiriman dapat ditekan serendah-rendahnya.
Paperless office diperlukan karena kertas semakin mahal dan ketersediaan bahan baku kertas yang mengancam kelestarian hutan seharusnya menjadi alasan yang kuat untuk mempergencar kampanye penggunaan konsep paperless office ini. Tanda tangan dan fungsi pengawasan yang mengharuskan suatu surat bergerak dari satu meja ke meja yang lain sebelum keluar, saat ini memang masih mendominasi adminstrasi di pemerintahan kita maupun di lembaga-lembaga, namun demikian bukan berarti konsep itu tidak bisa kita gunakan. File sharing yang disediakan di OS Windows memungkinkan kita mengizinkan pihak lain untuk membuka, atau mengopi bahan yang tersimpan di hardisk kita. Dengan cara ini, pihak yang berkepentingan tidak perlu minta diantarkan suratnya, tapi cukup meminta file-nya dilepas, di-share sehingga bisa dibuka. Kalau ada lima meja untuk kontrol, maka semunya bisa punya akses ke file surat tersebut. Setelah semua menyetujui, barulah surat tersebut diprin, untuk selanjutnya dikirim via pos.
Kemudian surat tersebut dapat dikirim via e-mail ke berpuluh-puluh alamat secara bersamaan. Detik itu juga sampai ke tujuan, tanpa perlu sebatang pohon pun ditumbangkan untuk mencetaknya. Yang kita perlukan untuk pekerjaan tersebut hanyalah menyambungkan dua komputer kerja kita dengan komputer rekan di sebelah, atau di bagian lain. Hampir semua komputer saat ini sudah dilengkapi dengan LAN card sehingga kita tidak perlu lagi repot-repot menyiapkannya.
Sumber:
http://mandarini.blog.com/2008/12/24/paperless-administration/
C. Bagaimana menerapkan Paperless Administration dalam kegiatan perkantoran?Sebuah kantor akan terkesan lebih prestisius jika berhasil dalam menerapkan konsep paperless office, yaitu sebagai berikut:
- Informasi di Intranet
Pertimbangkan untuk menggunakan aplikasi Groupware untuk kolaborasi yang lebih terintegrasi. Groupware biasanya sebuah suite lengkap mencakup Calendar, Wiki, Addressbook, CRM, Project Management, Whiteboard dan lain-lain. Semuanya lengkap terintegrasi. Bahkan kita bisa saling mengirimkan file/e-mail dan berdiskusi di dalamnya. Anda bisa menggunakan aplikasi Opensource seperti eGroupware
- Bye-bye Faksimil
Pasang sebuah modem (modem sekarang sudah dilengkapi fasilitas faksimil) dan manfaatkan itu untuk mengirim dan menerima faksimil. Pasang aplikasi manajemen faksimili, seperti Winfax Pro di komputer server/yang membutuhkan. Pengguna hanya perlu mengetik di pengolah kata dan “Print to Fax” jika ingin mengirim faksimili. Sangat sederhana.
Internal Messaging (Instant Messaging/E-mail)
Pergunakan LAN messaging untuk mengirim pesan singkat. Anda bisa berkomunikasi dengan rekan kerja sambil “online” di telepon dengan klien. Anda bisa dengan cepat menyalin informasi instan yang dibutuhkan tanpa perlu mencetak atau menempel kertas post-it di monitor. Bila perlu file tersebut bisa dikirim via e-mail.
- TIFF/PDF-kan Dokumen anda
Bila memilih format TIFF, Anda harus sedikit repot untuk mengetikkan kata kunci (keyword) yang berhubungan untuk file TIFF bersangkutan. Kata kunci tersebut biasanya ditampung dalam sebuah wadah yang disebut repository yang secara kontiniu diindeks. TIFF sangat bagus untuk dokumen/chart/gambar yang memerlukan resolusi tinggi. Biasanya aplikasi khusus yang berhubungan dengan ini ditawarkan bila membeli produk office hardware atau berkonsultasi langsung dengan konsultan TI.
Perubahan merupakan sesuatu yang sulit diterapkan setelah terbiasa dengan budaya kerja sehari-hari. Gerakan ini harus melibatkan semua orang di kantor dan memakan waktu yang tidak singkat. Jadikanlah ini sebagai sebuah budaya kerja sehat dan era paperless office akan menjadi kenyataan.
Sumber:
http://ikanur88.blog.com/2008/12/30/paperless-administration/
Tidak ada komentar:
Posting Komentar